Shellit.org Blogi

Shellit.org:n kuulumisia

Uskotko sinäkin, että Office 365:ssä tai G Suitessa tietosi ovat turvassa? Katso, mitä ongelmia voit kuitenkin kohdata!

6.4.2020 

Pilvessä yrityksesi tiedostot ja sähköpostit ovat varmassa tallessa. Sen takaa käyttämäsi pilvipalvelun taustalla oleva iso firma, kuten Google tai Microsoft.

Tämän väite on helppo uskoa. Iso firma, suuret resurssit – mikä voisi mennä pieleen?

Vaan onkohan väite ihan totta?

Et ehkä heti usko tätä, mutta: joka KOLMAS (tarkalleen ottaen 32 %) yritys on menettänyt tietoja pilvipalvelustaan. Toivottavasti et vielä sinä, mutta naapurissasi olevalle yritykselle on saattanut näin jo käydä. Pidemmällä aikavälillä tietojen menettäminen on vain ajan kysymys.

Miksi dataa sitten katoaa? Oheisesta kuvaajasta näet yleisimmät syyt.

Lähde: Aberdeen Group

Kuten huomaat, tietoja ei menetetä niinkään palvelun teknisten ongelmia takia – mikä on ehkä se ensimmäinen ajatus, joka tietojen tuhoutumisesta mieleen tulee.

Taustalla ovatkin pääasiassa inhimilliset syyt – sekä rikollisuus. Siis juuri ne syyt, joihin on vaikeinta vaikuttaa.

Miksi juuri minun kannattaisi varmistaa tietojani?

Jos olet tutustunut käyttämääsi pilvipalveluun tarkasti, olet ehkä havainnut, ettei niissä ole kovinkaan kattavia varmuuskopiointitoimintoja.

Yksittäisiä tiedostoja voi usein palauttaa, mutta vain rajallisen ajan. Esimerkiksi Office 365:n tapauksessa tiedot on menetetty 90 päivän kohdalla poistosta. Sama luku G Suitessa on 52 päivää. Kuulostaa äkkiseltään pitkältä ajalta, mutta ei todellakaan ole sitä.

Tutkimusten mukaan käyttäjällä kestää nimittäin 140 päivää huomata poistetun tiedon tarpeellisuus.

Kaiken huipuksi lähellekään kaikkia tietoja ei voi palveluissa palauttaa, vaikka virheellinen poistaminen huomattaisiin välittömästi.

Käyttäjä saattaa esimerkiksi poistaa sähköposteja ja tyhjentää lopuksi roskakorin. Yllättävänkin monella ihmisellä on nimittäin tarve tai tottumus pitää sähköpostinsa organisoituna ja roskakori tyhjänä, vaikka tilaa olisi käytettävissä runsain mitoin. Jos roskakoriin oli vahingossa tai ajattelemattomuutta päätynyt kriittisen tärkeitä sähköposteja, ovat ne tässä kohtaa pysyvästi mennyttä. Palveluiden palautustoiminnot kun eivät sähköpostien kanssa auta.

Myös ulkoiset tietoturvauhat, kuten haitalliset sovellukset, voivat ylikirjoittaa tai salata käyttäjien tiedostoja. Jotkut näistä vaativat jopa lunnaita palautuksesta. Joskus tiedot päästään palauttamaan pilvipalveluiden omien työkalujen avulla. Vaan entäpä jos muutoksia tapahtuukin hitaasti ja pilvipalveluiden oma tiedostohistoria on tässä vaiheessa jo poistettu?

Entä oletko koskaan mennyt vahingossa muokkaamaan tai poistamaan kalenterimerkinnän ja samalla menettänyt tiedon, koska tärkeä asiakastapaaminen olikaan? Tai oletko siistinyt osoitekirjaasi ja poistanut vahingossa tärkeän yhteystiedon? Näitäkään et palveluiden omilla työkaluilla pysty palauttamaan.

Ikävä kyllä joskus tietoja tuhotaan tahallisesti. Esimerkiksi riitautunut yrityksen jättävä työntekijä saattaa sabotoida tietoja. Liian myöhään huomattua sabotointia ei voida enää pelastaa ilman varmuuskopiointia.

Sitten on vielä se lainsäädännöllinen puoli. Yrityksellä on vastuu omista tiedoistaan. Varmuuskopioinnin avulla voidaankin täyttää osa GDPR-säädöksistä, kun tiedot on varmistettu ja saatavilla pitkältä ajalta. Toinen juridinen haaste liittyy riitatilanteisiin. Jokin tiedosto tai sähköposti voi vaikuttaa turhalta tässä ja nyt, vaan entä jos asian tiimoilta aiheutuu myöhemmin riitoja tai jopa oikeudenkäynti, mutta sitä koskevat dokumentit ovat jo tuhoutuneet?

Office 365:n ja G Suiten kaltaisissa palveluissa palveluntarjoaja vastaa teknisen ympäristön toimivuudesta sekä roskakorista, josta tietoja on palautettavissa lyhyen ajan. Pilvipalveluun tallennetusta datasta ja sen varmuuskopioinnista joudut vastaamaan itse.

En halua menettää tietojani. Mikä avuksi?

Varmuuskopioiden puuttumisen korvaat helposti ottamalla käyttöön erittäin kattavan varmuuskopiointipalvelumme.

Sen avulla voit varmuuskopioida todella vaivattomasti esimerkiksi sähköpostisi, kalenterimerkintäsi, yhteystietosi sekä OneDriven, Google Driven ja Google Teams Driven datan. Täysin automaattisesti!

Tietojen palautus on myös erittäin yksinkertaista. Yrityksesi työntekijät pääsevät näppärän verkkopalvelun avulla selaamaan omien tietojensa varmuuskopioita. Halutessasi voit toki keskittää varmuuskopioiden hallinnan yrityksesi IT-tuella.

Tutustu tarkemmin varmuuskopiopalveluun ja lataa oheiset esitteet:

Esite G Suitelle

Esite Office 365:lle

Ota varmuuskopiointipalvelu käyttöösi heti

Varmuuskopiointi saadaan hoidettua helposti kuntoon kauttamme. Ota yhteyttä jo tänään!


Kirjoittaja

Jere

Kirjoittaja on yksi Shellit.org:in osakkaista ja perustajista




Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *